Empresas geralmente precisam de muito conteúdo digital. Imagens de produtos, material publicitário, vídeos, gráficos, apresentações, manuais e muito mais. Mas há um problema: Gerenciar todos esses arquivos é difícil sem a ajuda de um sistema. Hoje vamos discutir o que é o Digital Asset Management (DAM) e como ele está ajudando uma ampla gama de organizações a aproveitar o verdadeiro poder de seus conteúdos, para construir marcas mais fortes e proporcionar experiências superiores.

O que é Digital Asset Management (DAM)

É a prática de administrar, organizar e distribuir arquivos digitais.

O software DAM permite que as marcas desenvolvam uma biblioteca de fotos, vídeos, gráficos, documentos e outros conteúdos digitais que podem ser facilmente encontrados.

O DAM teve origem nos anos 90, juntamente com o nascimento da Internet e o crescimento do marketing digital.

Como os comerciantes adotaram o digital como um canal viável e lucrativo, não demorou muito para que eles precisassem de mais e mais conteúdo digital para se comunicar com seu público, representar sua marca e posicionar de forma competitiva a sua oferta on-line.

Os volumes de conteúdo cresceram.

E logo as organizações se esforçaram para conter suas grandes bibliotecas de imagens, vídeos e gráficos.

Computadores pessoais, pastas na rede interna, discos rígidos aleatórios, CDs, DVDs etc..

Como resultado, as equipes de marketing lutaram para encontrar e distribuir seu conteúdo para lançamentos de produtos, campanhas e outras iniciativas comerciais importantes.

Alguma coisa tinha que mudar.

Assim, os pioneiros do DAM estudaram as técnicas de gerenciamento de informação utilizadas pelos bibliotecários e as aplicaram aos arquivos de mídia.

Vantagens

• Centralizar arquivos de mídia em uma plataforma única
• Permitir que qualquer um consiga localizar os arquivos de que precisa, facilmente
• Automatizar processos demorados como "tageamento" de arquivos usando IA
• Compartilhar arquivos através de portais de auto-atendimento
• Analisar o desempenho e o uso do conteúdo
• Realizar ações como redimensionamento de arquivos sem precisar de softwares de edição
• Proteger as marcas contra inconsistências e violações dos direitos de imagem

O que são ativos digitais?

Um ativo digital é um conteúdo que é armazenado em um formato de arquivo digital.

Os ativos digitais incluem fotos, vídeos, imagens, gráficos, fontes, clipes de áudio, apresentações, documentos e outros conteúdos que fornecem valor de alguma forma para a empresa detentora de seus direitos.

As organizações usam ativos digitais para apoiar seus esforços de branding, bem como suas iniciativas de vendas e marketing on-line e off-line.

Os ativos digitais são fundamentais para ajudar as marcas a definir e apoiar sua identidade, comunicar sua oferta e moldar as experiências dos clientes.

Como funciona um sistema de Digital Asset Management?

O DAM trabalha fornecendo às organizações os processos, salvaguardas e ferramentas necessárias para administrar, organizar e distribuir seus ativos digitais com maior controle e rapidez.

Um sistema DAM é projetado para apoiar estes esforços e é muitas vezes um elemento crítico em uma estratégia DAM bem sucedida.

Um sistema DAM funciona como um repositório central e centro de controle que permite várias entradas e saídas.

Os usuários com permissões ou um administrador do sistema podem carregar arquivos de mídia como logotipos, imagens e vídeos na plataforma DAM.

O sistema injeta os arquivos e depois os usuários (ou no caso de algumas plataformas DAM, sistemas com Inteligência Artificial) marcam cada arquivo com metadados.

Metadados são informações que descrevem um ativo e permitem aos usuários do sistema pesquisar e encontrar conteúdo no sistema.

Os recursos de segurança dentro da plataforma DAM controlam quais grupos de usuários podem acessar quais ativos e como eles podem utilizá-los.

Os usuários podem então baixar os ativos aprovados para seu próprio uso ou compartilhá-los com colaboradores e parceiros através de portais, compartilhar links, incorporar códigos e integrações de sistema.

Quem precisa de um DAM?

As organizações de todas os tamanhos se beneficiam da adoção do DAM para ajudá-las a organizar, gerenciar e proteger seu investimento em conteúdo.

Como mencionado, o DAM é uma prática.

São os processos, diretrizes, estratégias e ferramentas que qualquer organização com ativos digitais pode (e deve) adotar. Para muitos, estas práticas envolvem o uso de uma plataforma DAM.

Aqui estão alguns dos principais papéis que podem se beneficiar do Digital Asset Management (DAM):

Marketing (do digital ao trade)

Os marqueteiros usam o software DAM para gerenciar os arquivos de mídia que os criadores produzem para suas campanhas, lançamentos de produtos e iniciativas de marketing de conteúdo, eventos e feiras.

Em uma solução DAM, os marketers encontram todos os ativos que precisam em apenas alguns cliques.

Eles podem converter formatos de arquivo por conta própria, publicar conteúdo em canais e compartilhar ativos com agências, parceiros externos, varejistas e outros colaboradores.

A análise da plataforma revela quais ativos têm melhor desempenho, como são utilizados e onde apareceram na web.

Esse feedback os ajuda a priorizar seus esforços e a fazer investimentos de conteúdo mais inteligentes.

Além disso, DAMs mais avançados como a Assetway possuem recursos que possibilitam a personalização de peças de marketing com controles inteligente, recurso fundamental para dar escala as operações, mas manter o padrão de marca intacto.

Áreas que cuidam de muitos arquivos

A IA pode categorizar e indexar automaticamente documentos, imagens e vídeos, facilitando a localização e o acesso rápido a informações importantes. Por exemplo, em eventos e feiras promovidos pela empresa, a IA pode organizar fotos e vídeos de maneira que sejam facilmente encontráveis e utilizáveis para futuras campanhas ou relatórios.

Quando se tratam de documentos e materiais instrucionais, pode-se da mesma forma usar o DAM como um "Google interno", podendo localizar qualquer material em segundos, buscando pelo conteúdo - e não apenas pelo título ou nome de pasta, por exemplo.

Área de suporte: Tecnologia da Informação (TI)

Aqui a área é mais voltada a recomendar as melhores tecnologias para as áreas de negócio da empresa, portanto a TI pode recomendar as áreas a utilização de um DAM, para inclusive favorecer a segurança dos arquivos e facilitar o trabalho de proteção e preservação de todo o material, pois retira desta área a responsabilidade de manter tudo a salva, operante e sempre disponível.

Manter os arquivos em redes locais privadas, pode parecer uma boa ideia de início, mas a tecnologia da infraestrutura em nuvem evoluiu muito, e na prática, acaba sendo mais seguro deixar os arquivos na nuvem mesmo.

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Como o seu segmento se beneficia com o DAM

O DAM não é valioso para apenas um tipo de organização em um tipo de indústria.

A estrutura, o processo, o controle e a eficiência que vêm do DAM - e os sistemas que o suportam - beneficiam uma gama diversificada de segmentos.

Indústrias

Para as indústrias, um DAM é fundamental para gerenciar e distribuir material de marketing, especificações de produtos, manuais técnicos e outros documentos importantes. As capacidades de um DAM incluem:

• Facilitação da Colaboração: As equipes de engenharia, marketing e vendas podem acessar as versões mais recentes dos documentos técnicos e materiais de marketing de forma integrada.
• Gestão de Material de Produto: Centraliza todas as informações e especificações dos produtos, facilitando o acesso por equipes de produção e vendas.
• Distribuição Eficiente: Permite que parceiros externos, como distribuidores e representantes, acessem rapidamente os materiais de venda e marketing atualizados.

Franquias

Para redes de franquias, um DAM é essencial para manter a consistência da marca e facilitar a comunicação entre a matriz e as unidades franqueadas:

• Uniformidade da Marca: Garante que todos os materiais de marketing usados pelas franquias estejam alinhados com as diretrizes da marca.
• Acesso Facilitado: Franqueados podem acessar materiais de treinamento, manuais operacionais e campanhas publicitárias de forma rápida e eficiente.
• Atualizações em Tempo Real: Assegura que todas as franquias utilizem as versões mais recentes dos materiais, evitando inconsistências.

Empresas de Serviços

Para empresas de serviços, um DAM ajuda a organizar e distribuir documentos e materiais promocionais:

• Centralização de Conteúdo: Armazena apresentações, propostas de serviços, estudos de caso e materiais de marketing em um único local.
• Facilitação do Acesso Externo: Representantes, filiais e parceiros externos podem acessar os materiais necessários de qualquer lugar, a qualquer momento.
• Eficiência na Distribuição de Conteúdo: Garante que os parceiros de negócios tenham acesso aos recursos mais atualizados e relevantes para suas necessidades.

Mídia e entretenimento

As empresas de mídia e entretenimento usam o DAM para dar um senso a uma gama gigantesca de conteúdos digitais que possuem.

São fotografias, vídeos, podcasts, arquivos gráficos e diversos outros tipos.

Com um acervo grande de vídeos e fotos, muitas empresas de mídia se beneficiam dos recursos de inteligência Artificial de um sistema DAM avançado.

A Folha de S.Paulo por exemplo, implementou em parceria com o Google e a Assetway um DAM para o seu vasto acervo de fotos.

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Principais Benefícios do DAM (Digital Asset Management)

• Economiza tempo em cada etapa do ciclo de vida do conteúdo. Os usuários de DAM podem importar, encontrar, taggear, recortar, embutir, converter, compartilhar ou publicar ativos em poucos cliques.
• Protege a marca através do controle do acesso ao conteúdo. Somente ativos aprovados, atualizados e com a marca chegarão aos profissionais de marketing social, vendedores, parceiros e outros colaboradores.
• Deixa os parceiros mais felizes. Todos os seus parceiros internos e externos agora tem uma única fonte da verdade quando o assunto são ativos digitais, o que facilita a vida de todo mundo e garante materiais de qualidade na ponta, do online ao offline.
• Elimina gargalos, permitindo que os colaboradores pesquisem e naveguem pelos ativos da marca por conta própria. Ninguém da equipe de marketing deve passar o dia todo enviando arquivos por e-mail.
• Crie uma vez, publique em qualquer lugar. Se um arquivo mestre na plataforma DAM for alterado, cada instância vinculada desse ativo na web também será automaticamente atualizada. Legal, né?
• Melhora o ROI do conteúdo ao fornecer análises sobre buscas, downloads, visualizações, uso e engajamento. As marcas agora sabem o que devem ser mudado, o que deve ser aposentado, e o que devem criar mais no futuro.