É bem provável que você já saiba sobre as vantagens que um gerenciador de ativos digitais oferece às empresas.

Elas certamente desempenham papel importante na sua decisão para contratar um sistema de DAM.

Afinal, qual é a organização que não quer mais agilidade nos processos, inteligência nas entregas e controle nas ações?

A verdade é que, em tempos de transformação digital, somos todos produtores de conteúdo - independentemente do segmento de atuação.

Ou, pelo menos, deveríamos já ter abraçado este novo paradigma para manter a organização no mesmo ritmo do novo mercado.

Essa é outra justificativa para se contratar um sistema de DAM.

Mas quais pontos considerar para tornar essa decisão mais assertiva?

Isso é o que veremos a seguir.

O que você precisa saber antes de contratar um sistema de DAM

Existem algumas questões bem importantes a considerar antes de decidir qual é o melhor software para fazer a gestão de ativos digitais da sua empresa.

Uma tarefa que pode se tornar complicada e, certamente, uma grande responsabilidade para qualquer gestor.

O que você precisa ter em mente antes de contratar um sistema de DAM é: não focar o processo de decisão somente nos recursos que a ferramenta oferece.

As funcionalidades são de grande valia, sim.

Mas não é só isso o que importa nessa fase de transformação.

O pessoal do MediaValet defende três abordagens para este fim. Anote aí:

Estratégica

O software deve complementar a estratégia do negócio.

Ou seja, de nada adianta você buscar inovação e mudar completamente a rotina empresarial, se o sistema não fizer sentido para seus objetivos.

Neste quesito, é essencial considerar como a solução poderá contribuir para que esses objetivos sejam alcançados.

Segundo a publicação:

“Quanto mais o DAM estiver de acordo com as estratégias técnicas e empreendedoras, mais suave será a integração e mais valor será agregado ao sistema".

Esse alinhamento envolve principalmente a adequação da ferramenta às necessidades e expectativas da empresa.

Ela é escalável? É um software-as-a-service (SaaS) ou é parte do hardware local?

Com o boom tecnológico, o mais adequado para a maioria das organizações é que o gerenciador funcione na nuvem.

Ou seja, que permita acesso remoto, forneça controle total sobre as ações, funcione em plataforma segura e faça pesquisas inteligentes.

A Assetway é um ótimo exemplo de SaaS. Além de acompanhar as mudanças de consumo, oferece diferenciais realmente competitivos às empresas contratantes.

Usabilidade

Todos os envolvidos devem estar satisfeitos com o sistema para garantir o sucesso da operação.

Em outras palavras, somente colaboradores felizes com o sistema estarão interessados em trazê-lo para a rotina diária.

Um dos principais pontos quando se fala sobre usabilidade é: velocidade.

“Com a constante proliferação de canais de distribuição que exigem conteúdos feitos sob medida, a pressão é crescente. É compreensível que os profissionais da área não tolerem interrupções desnecessárias em seus processos de trabalho. Não importa o quão sofisticado um DAM é, a opinião será formada com base em uma coisa: Meu fluxo de trabalho é interrompido?”

‍Lembre-se: contratar um sistema de DAM é uma ação diretamente relacionada à facilitar processos.

‍A ideia é não complicar, mas otimizar a produtividade e enriquecer cada vez mais os conteúdos gerados pela equipe.

Portanto, qualquer software de gestão que interrompa seus fluxos de criatividade, dificultando mais do que facilitando, não deve fazer parte da sua lista de possibilidades.

Configurações

Recursos do gerenciador devem estar alinhados com processos internos.

Os autores acreditam que as configurações da biblioteca e a função de busca são duas funcionalidades fundamentais para o bom funcionamento de um sistema de gerenciamento de ativos.

Saber quais são os departamentos que precisarão de acesso ao DAM é questão crucial a ser considerada.

Quais são as necessidades de cada um relacionadas ao software? Quais serão as dores de cada setor resolvidas pela solução? Para quê os colaboradores utilizarão a ferramenta? Será que todas as áreas trabalharão com o mesmo esquema de organização e classificação dos materiais?

Com essas informações em mãos, fica mais fácil identificar qual sistema de DAM melhor se aplica à sua realidade.

Ele permite controle independente de vocabulários únicos? E quanto ao compartilhamento de conteúdos entre DAMs independentes?

Contratar um sistema de gestão de ativos é coisa séria.

Por isso, deve ser uma decisão feita com base em fatores concretos.

O cruzamento das opções disponíveis no mercado com os três pontos elencados acima garante que a contratação de um sistema de DAM seja menos arriscada e mais valiosa para a organização.

Na dúvida, primeiro entenda o cenário atual da empresa.

Depois, considere as necessidades e expectativas do negócio.

A implementação de um gerenciador de ativos gera alguns atritos, principalmente por exigir uma mudança cultural na rotina dos colaboradores.

Não é uma etapa fácil, mas definitivamente pode ser simplificada e fluir melhor com a escolha do DAM ideal!