A importância de um Sistema de gestão de arquivos digitais para Comunicação & Marketing (Digital Asset Management, ou DAM) é enorme!

Lembrando que arquivos digitais são imagens fotografias, materiais gráficos, documentos, vídeos, áudios, campanhas e vários outros tipos de arquivos.

Muitas empresas já começaram o processo de evolução da sua maturidade digital, consequência direta da rápida transformação que foram “obrigadas” a fazer devido à pandemia.

Neste contexto, muitos desafios foram impostos para os times de Comunicação & Marketing, principalmente para aqueles que estão em um momento de crescimento do time e das demandas do setor.

Uma das características mais marcantes deste processo de transformação foi a mudança em como empresas lidam com o trabalho remoto e distribuído, abrindo-se novas possibilidades, mas também - novos desafios.

Times e profissionais estão gerando mais arquivos digitais no dia a dia das operações, e a tendência é que este processo só aumente.

É difícil contabilizar, mas cada um destes arquivos, por menores que sejam, têm valor significativo para a empresa e portanto, devem fazer parte de uma estratégia de gestão eficiente e pensada para o longo-prazo.

Quais os principais desafios da gestão de arquivos digitais?

Produtividade do time

‍Se os arquivos digitais estão espalhados por diversos locais ou não estão corretamente catalogados e organizados, os colaboradores podem ter dificuldades em encontrar os materiais corretos em tempo hábil.

Muitas vezes os prazos são perdidos ou simplesmente campanhas são entregues incompletas.

Uma tendência preocupante, é que a gerência pode simplesmente não estar ciente destes problemas.

Então a melhor saída é ser proativo.

Consistência da Marca

‍Nós sabemos o quão desafiador é criar e manter diretrizes que garantam que toda a interação com clientes e parceiros, em todos os canais - seja padronizada, refletindo a estratégia da comunicação institucional.

Mas quais os recursos tecnológicos atuais garantem a execução desta estratégia?

O sistema DAM reúne justamente estes recursos, dando tranquilidade para a gestão e removendo checagens desnecessárias por parte da operação.

Distribuição para clientes e parceiros

‍Uma parte vital do trabalho do setor de Comunicação & Marketing é justamente garantir que clientes, parceiros, times internos e externos tenham sempre à mão os materiais e conteúdos que precisam.

Se esta distribuição hoje é feita via e-mail, sites como WeTransfer ou compartilhamentos de pastas de rede, você já deve saber que não são métodos eficientes e que garantam a segurança.

O histórico de distribuição não é organizado, não há notificações de acesso, não há controles de disponibilidade e expiração, não há automação de inserção de marca d’água.

E caso o profissional precise apenas fazer um recorte ou redimensionamento para determinado canal, adiciona-se outra tarefa manual e não integrada.

Segurança

‍Sem um painel de controle central referente às permissões de cada usuário, fica muito difícil ter o controle e a garantia de que a produção autoral está realmente segura.

Muitas vezes a administração pode nem saber que existem acessos não autorizados, pirataria ou até mesmo roubo de informações.

Nos dias de hoje, sabemos que os dados são cada vez mais importantes, portanto o ferramental tecnológico deve prover recursos de segurança avançados.

A melhor solução: implementar um DAM

Uma recente pesquisa da prestigiada consultoria Forrester, indica que 64% dos decisores globais do mercado de tecnologia estão adotando o DAM em suas empresas, incluindo decisores para times de Comunicação & Marketing, justamente porque entendem a importância de aproveitar cada ativo digital que possuem, assim como a tendência no crescimento desta produção, o que demanda uma ação imediata.

Mas o que é um Digital Asset Management (DAM)?

O DAM é uma ferramenta SaaS que trabalha fornecendo às organizações os processos, salvaguardas e ferramentas necessárias para administrar, organizar e distribuir seus ativos digitais com maior controle e rapidez. Em resumo:

• Permite centralizar arquivos de mídia em uma plataforma única;
• Permite que qualquer um consiga localizar os arquivos de que precisa, facilmente;
• Automatiza processos demorados como "taggeamento" de arquivos usando IA;
• Possibilita o compartilhamento arquivos de forma simples e segura;
• Analisa o desempenho e o uso do conteúdo;
• Realiza ações como redimensionamento de arquivos sem precisar de softwares de edição;
• Protege as marcas contra inconsistências e violações dos direitos de imagem;
• E mais.

Veja nesse artigo o nosso guia completo para gerenciamento de Ativos Digitais os detalhes de como funciona um DAM.

E para auxiliar nessa decisão, temos um artigo que elabora em detalhes qual o momento certo para contratar um sistema de gestão de ativos.