Organizar arquivos e pastas pode ser uma tarefa bastante complexa, especialmente quando o volume de produção é alto.

Apesar da possível complexidade, o gerenciamento de ativos digitais é uma necessidade indispensável - ainda mais em tempos de competições acirradas e consumidores cada vez mais exigentes.

Toda vez que não conseguimos encontrar um documento, existe a perda de tempo, energia, concentração e produtividade.

Às vezes achamos em poucos cliques, porém há momentos que nem sequer encontramos.

Portanto, pensar logicamente na hora de organizar arquivos e pastas, seja na nuvem ou no próprio computador, é ação obrigatória para evitar dores de cabeça futuras.

Separamos algumas dicas essenciais para que você consiga manter os ativos de sua empresa armazenados de maneira lógica e segura. Veja:

Pense logicamente

O primeiro e mais importante passo para uma organização de sucesso, seja ela das ideias em sua mente, do armário de mantimentos na despensa ou dos arquivos no seu computador, é o pensamento lógico.

Assim como você não vai colocar verduras no congelador, nem cubos de gelo no recipiente para ovos da sua geladeira, você não vai esconder um documento de uso constante em uma pasta de difícil acesso.

Praticidade é a chave para dominar a desorganização de uma vez por todas.

Se as roupas que você mais usa são acessadas mais facilmente, os ativos mais utilizados da empresa devem seguir a mesma regra.

Vamos fazer um comparativo para facilitar as coisas: vestidos de festa ou smokings são como os seus documentos de acervo.

Eles devem permanecer guardados para ocasiões especiais, mas não são usuais no dia a dia.

As roupas que você veste para trabalhar ou se exercitar, estas, sim, merecem ocupar espaço de destaque no seu guarda-roupas, pois são acessadas diariamente.

Na hora de organizar arquivos e pastas na nuvem ou diretamente em seu computador, pense logicamente.

Centralize as informações

O segundo passo para manter as coisas intuitivas e bem organizadas é saber onde encontrá-las.

Agora que você já fez um mapeamento de acordo com sua lógica de pensamento e a usabilidade dos documentos, é hora de deixar tudo no mesmo lugar.

Certamente suas roupas íntimas ocupam uma gaveta do armário.

Elas não ficam espalhadas pelo closet inteiro, cada uma em um lugar.

Lembre-se disso e centralize as informações.

Não use quatro computadores diferentes para gerenciar o conteúdo da sua equipe, não tenha diversas versões de um mesmo documento para depois ficar confuso sobre qual foi a última aprovada, não deixe seus materiais voando por aí.

Escolha um ponto de encontro e deixe tudo ali, no mesmo lugar.

A nuvem é perfeita para o gerenciamento de ativos, uma vez que pode ser acessada por diversos colaboradores diferentes, a partir de dispositivos distintos e em qualquer lugar do mundo.

Ampla, porém centralizada.

Siga o conceito “Inception”

Lembra do filme “Inception” (em português, “A Origem”), estrelado por Leonardo DiCaprio?

Os mais antenados na web certamente viram diversos memes relacionados à produção, que defende a ideia de sonhos dentro de outros sonhos, dentro de outros sonhos, em um ciclo sem fim.

Nosso ciclo de organização tem fim, porém pode seguir este mesmo conceito: não crie pastas aleatórias.

Conecte pastas e assuntos entre si, desenvolvendo um caminho intuitivo.

Não importa o tipo de arquivo que você está organizando: identifique a origem de tudo e parta daí.

Digamos que a sua empresa produza conteúdo que inclui posts para blog, webinars, e-books e ilustrações para todas essas publicações.

Os blog posts são publicados três vezes por semana, os webinars saem a cada 15 dias, os e-books são mensais e as imagens acompanham as demandas específicas de cada um desses materiais.

O desenho organizacional de suas pastas poderia ser algo neste estilo:

‍Para os posts do blog: 2018 - Blog - Junho - Semana 1 - BlogPost01, BlogPost02, BlogPost03

‍Para os webinars: 2018 - Webinars - Junho - Webinar01, Webinar02

‍Para os e-books: 2018 - E-Books - Junho - “e-book de junho”

‍Para as ilustrações: 2018 - Ilustrações - Junho:- Blog - Webinars- E-Books

Em todos os casos, a pasta mãe é a referente ao ano atual (2018).

Depois, começam os desdobramentos, dentro desta pasta, por tipo de publicação (blog, webinars, e-books ou ilustrações).

Por sua vez, dentro de cada pasta respectiva, está o mês de lançamento desses materiais (junho).

Quanto mais específicas forem as pastas, mais intuitivo será o caminho até elas.

Se você está em busca de uma fotografia publicada em um blog post de junho de 2018, você não procurará por ela em uma pasta que está em novembro de 2015.

Cuidado apenas para não criar caminhos desnecessários.

Crie nomes estratégicos

Seja simples e direto.

Dê nomes claros e intuitivos aos seus arquivos, sejam eles quais forem.

Não mantenha uma fotografia nomeada “DSC1245.jpg”.

Além de manter tudo organizado dentro das respectivas pastas, seguindo a ideia lógica mencionada no tópico anterior, crie nomenclaturas que sejam fáceis de encontrar.

Lembre-se que alguns sistemas operacionais não permitem espaços ou caracteres especiais (como / ? <> \ : * | " ^)  nas nomenclaturas.

Portanto, evite problemas e use hífens (-) ou underscores (_) para delimitar palavras.

Exemplo: Ata_Reuniao_10-06-2018.doc.

Não deixe para depois

Sempre (eu disse sempre) que um novo conteúdo for criado, jogue-o na pasta específica.

Não deixe para organizar, nomear ou separar todos os seus arquivos e documentos no final da semana ou do mês.

Induza a sua equipe a pensar da mesma maneira, encontre um padrão para nomear e arquivar documentos.

Vídeos, áudios, textos, dados, informações gerais, imagens, códigos… todos têm o seu “salvar como”.

Não recolha a roupa do varal e jogue tudo em cima da cama para arrumar depois.

Não chegue do supermercado e deixe as sacolas sobre o balcão.

Não produza conteúdo e mantenha os arquivos no desktop.

Direcione-os às pastas respectivas na mesma hora.

Por estarmos todos, o tempo todo, trabalhando com ativos digitais, o uso da nuvem é o mais adequado - especialmente em se tratando do ambiente empresarial.

A tecnologia de cloud computing é segura, prática e indispensável para aqueles que marcam presença na web.

Há diversas ferramentas disponíveis no mercado que podem te ajudar com o gerenciamento dos ativos digitais de sua organização.

Uma delas, que funciona 100% no Google Cloud Platform, é a Assetway.

Com coleções dinâmicas, a solução é escalável e não apenas mantém os arquivos armazenados, como também permite buscas inteligentes, conexão com outras aplicações e distribuição unificada e integrada, com direito de propriedade e proteção intelectual.

Agora que você já sabe como estruturar o gerenciamento de seus ativos digitais, conheça 5 ferramentas que facilitam muito a gestão de conteúdo empresarial.