Como leitor do nosso blog, você provavelmente já leu diversos textos incentivando a adoção de gerenciadores para o armazenamento e controle do acervo eletrônico da sua empresa.
Mas sabe o que também é importante frisar?
A segurança desses ativos digitais.
Você sabe, ainda, que os ativos digitais compreendem todos os materiais que, de alguma forma, estão relacionados à organização como um todo.
A lista é enorme e inclui, entre outros itens, códigos de programação, desenhos e ilustrações, logotipos, contas nas redes sociais, documentos e investimentos com relatórios online, além de textos, vídeos e áudios em geral.
Um gerenciador não só armazena todos esses materiais, como também controla alterações, permite compartilhamentos e disponibiliza buscas inteligentes dentro do próprio acervo.
O investimento em plataformas que servem este propósito oferece inúmeras vantagens.
Além de manter todos os ativos digitais centralizados e organizados, a empresa ganha tempo, otimiza a produtividade e gera conteúdos mais ricos, interessantes e inovadores.
O armazenamento na nuvem faz com que as produções sejam acessadas por colaboradores e gestores a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, remotamente, eximindo a necessidade de presença física em algum local específico.
Tudo está online, conectado. E é aí que podem surgir problemas relacionados à segurança dos ativos digitais.
Entenda os riscos
A perda de informação digital pode acarretar problemas de diversas naturezas.
Pense nos bancos, que retêm dados financeiros de todos os seus clientes.
Ou qualquer tipo de negócio que tenha em mãos informações pessoais de usuários ou consumidores.
Endereços, telefones, números de cartões de crédito, extratos e relatórios, exames de saúde, contratos, atas, fórmulas, roteiros, livros.
A lista é interminável, com uma característica comum entre todos os itens inseridos ali: o valor agregado.
Todos esses materiais, sejam eles quais forem, têm um peso e um preço, que pode ser pessoal, profissional ou ambos.
É, portanto, uma lista valiosa.
Esta reportagem de Steve Parrish para a revista Forbes elenca alguns dos possíveis riscos relacionados à segurança de ativos digitais.
Segundo ele:
“se um empreendimento ou funcionário perde informação digital, a perda pode resultar em despesas financeiramente tangíveis. Também pode criar uma perda intangível de benevolência com clientes. Sabedoria documentada pode desaparecer; segredos comerciais podem ser revelados.”
Pense na importância dessas informações para a empresa.
Há uma infinidade de implicações relacionadas ao direito sobre esses documentos.
Portanto, é importante seguir medidas necessárias para segurar ou transferir esses materiais para outro responsável em caso de eventualidades e imprevistos, é provável que a organização tenha muitas dores de cabeça no futuro, quando precisar resolver algumas questões.
Com a transformação digital em processamento, a lei ainda não é específica para todas as situações possíveis dentro do cenário eletrônico.
É um processo lento, que depende também da ocorrência de novos casos para que uma estratégia seja pensada.
A maioria dos acordos para contas digitais proíbem que o usuário revele seus dados de acesso a terceiros, mesmo que sejam da família.
Há leis federais, inclusive, que julgam o ato como fraude.
Por causa disso, surgem novos problemas.
“Familiares não podem acessar ou desativar contas de falecidos nas redes sociais, consultorias financeiras se preocupam com a atualização de relatórios de clientes devido à responsabilidade.”
Ainda não existem soluções imediata para a maioria desses casos.
Para evitar transtornos futuros, é necessário planejar agora.
Como organizar um plano para os seus ativos digitais
O primeiro passo para começar a traçar um plano de ação, já prevendo complicações futuras, é fazer uma lista de todos os seus ativos digitais.
Primeiramente, saiba quais desses conteúdos fazem parte do acervo eletrônico e quais são físicos, tangíveis e, portanto, não entram nessa categoria.
Considere todos os hardwares que você ou sua empresa utilizam: computadores, HDs, CDs, DVDs, tablets e outros locais que fazem o backup desses materiais.
Lembre-se da sua presença online.
Suas contas bancárias, redes sociais, e-mails, blogs, sites, cartões de crédito.
Em suma, todos os ambientes virtuais para os quais você tem um login e senha para acesso.
O segundo passo é reunir essas informações em um lugar seguro e escolher uma pessoa responsável com acesso aos dados no caso de alguma eventualidade.
O ideal, neste estágio, é procurar especialistas para discutir os melhores caminhos e opções caso a caso.
Os cenários diferem muito e é preciso pensar caso a caso.
Por fim, ao escolher um gerenciador de ativos digitais, tenha certeza de que optou pelo mais adequado.
Já que você está prestes a centralizar todos os ativos digitais de sua empresa em um único ponto, é imprescindível contar com um sistema 100% seguro.
O ideal é que o armazenamento seja feito na nuvem, já que estamos tratando de materiais em formato eletrônico.
O uso de uma plataforma global é um ótimo termômetro para medir qualidade e segurança.
Um dos gerenciadores digitais mais indicados é a Assetway, uma plataforma que utiliza a tecnologia Google, é escalável e armazena, organiza, busca, enriquece e compartilha arquivos de texto, áudio e vídeo.
O uso de inteligência artificial disponibiliza uma série de funcionalidades, como pesquisas por reconhecimento facial, geração de metadados, transcrição de áudios, detecção de objetos e cenas, criação de galerias e integração com outros sistemas.
Para garantir a segurança dos ativos digitais de sua empresa, conheça melhor a Assetway.
