Relatórios fiscais, documentos internos, fotografias, áudios e vídeos em VHS apenas alguns exemplos de ativos físicos de uma empresa.

Todos os dias, geramos uma infinidade de informações que, quando impressas ou gravadas de maneira analógica, necessitam de espaço disponível para serem armazenadas para eventuais consultas posteriores.

Muitas vezes, a vontade é jogar tudo fora e acabar de vez com a papelada.

Acontece que, na maioria dos casos, isso não é uma opção.

Digamos que a sua empresa é responsável pela seleção de atores para comerciais, filmagens e peças publicitárias em geral.

Certamente, cada um dos profissionais cadastrados possui um contrato que, por sua vez, deve estar guardado em algum armário, gaveta ou prateleira no escritório.

Esse alto volume de arquivos físicos é contraprodutivo, especialmente se a sua empresa segue uma rotina corrida e tem prazos apertados.

Concorda que é complicado conseguir encontrar rapidamente o que se busca quando a quantidade de papéis é muito alta?

E, se a organização desses materiais não seguir uma ordem lógica e intuitiva, as coisas se complicam ainda mais.

A demora para localizar um ativo físico gera vários transtornos à equipe: perda de tempo, produtividade lenta, aumento de custos, entregas atrasadas, fluxo de trabalho comprometido e muita pressão sobre colaboradores e responsáveis.

É para resolver questões como essas e seguir o caminho contrário que empresas estão em busca por soluções que substituam a necessidade de contato com documentos físicos, passando tudo para o digital.É claro que, dependendo da quantidade de ativos físicos que a empresa mantém, o processo pode ser lento e trabalhoso.

O segredo está em inserir essa transformação pouco a pouco, até que, finalmente, todos esses papéis estejam representados online.

Quer saber qual é a principal dica sobre como fazer isso de maneira simples?

Use a tecnologia a seu favor

‍Existem diversos serviços de gerenciamento de conteúdo voltado à web que podem te ajudar a transformar todos os papéis importantes em documentos digitais.

As soluções de content service oferecem inúmeras vantagens às organizações.

Como todos os dados ficam concentrados em um só lugar, o acesso e o compartilhamento de documentos é muito mais rápido e eficaz.

Transformar seu ativo físico em ativo digital faz com que:

• a produtividade aumente;
• o acesso à informação seja facilitado;
• a segurança esteja garantida;
• os custos de infraestrutura sejam reduzidos;
• o gerenciamento possa ser feito de qualquer lugar;
• a distribuição de conteúdo seja otimizada;
• a equipe adote uma cultura de compartilhamento de informações.

Organizações que adotam uma rotina digital passa por uma mudança cultural importante:

1. deixa de lado operações que incluem processos manuais intensos para dedicarem;
2. se a atividades que fluem melhor e sem as interrupções causadas por dificuldades logísticas.

Uma pesquisa da AIIM (uma associação internacional de gerenciamento de informações e imagens) revela que 57% dos empreendedores mundiais buscam essas mudanças, tendo um ambiente de trabalho livre de papéis como um ponto de início essencial.

Segundo o vice-presidente da associação, Bob Larrivee, a melhor maneira de começar é:

“traçar uma visão holística da empresa, compreender quais são os níveis de captura (se houver) dentro da organização, identificar onde essa captura acontece e como está sendo usada.”

Com esses dados, é possível construir um guia de ações a ser seguido para que a transformação de ativo físico em ativo digital se torne uma realidade no ambiente corporativo.O material da AIIM sugere 7 elementos de captura que podem te ajudar com essa avaliação. São eles:

Captura por distribuição

A reunião de documentos impressos a partir de outros locais e escritórios utilizando scanners ou copiadoras digitais.

Captura multicanais

A reunião de documentos impressos e digitais com classificação e extração de dados, utilizando tecnologias de reconhecimento.

Captura de dados eletrônicos

Utiliza tecnologia de automação de processos robóticos para captar dados eletrônicos estruturados de fontes como websites, bancos de dados e aplicativos em geral.

Captura em tempo real

Oferece a possibilidade de reunir e processar documentos impressos com a utilização de um dispositivo mobile como o mecanismo de digitalização.

Captura em nuvem

Ferramentas que funcionam através de cloud computing permitem a reunião e o processamento de imagens impressas e digitais.

Machine Learning

A habilidade de trabalhar com análise de dados e inteligência artificial para aprimorar o processo de digitalização dos ativos físicos em busca de melhor compreensão do conteúdo produzido para otimizar processos.

Passar por essa metamorfose requer, inicialmente, apenas uma atitude: querer mudar os processos empresariais.

Uma vez que esse se torna o principal objetivo da sua equipe, basta se organizar para decidir qual é o melhor caminho a ser seguido e qual é a velocidade mais apropriada para que tudo ocorra da forma mais intuitiva possível.

Ainda tem dúvidas sobre como começar?

Preste atenção em como alguns processos ficam mais lentos devido a empecilhos que envolvem informações atualmente disponíveis em materiais impressos.

Quanto tempo um funcionário demora para encontrar algum papel importante?

Você já perdeu algum contrato ou relatório por não saber onde estava armazenado?

Quanto espaço todos esses documentos ocupam na sede da sua empresa?

Responder a perguntas como essas é o início de um processo que já se tornou obrigatório para as organizações que desejam se manter à frente da concorrência e que indubitavelmente irá mudar a sua forma de trabalho.

Depois que tudo estiver digitalizado, existem soluções modernas de armazenamento e controle de todos os seus ativos.

Uma das mais completas que existem hoje no mercado é a Assetway.

Desenvolvida 100% em Google Cloud Platform, a plataforma é única no país e utiliza o que existe de melhor em inteligência artificial.

Considerando imagens e arquivos de áudio e vídeo, a Assetway consegue distribuir o conteúdo interna ou externamente, para públicos pré-determinados, através de compartilhamento de links, downloads, publicações em websites, entre outras opções.

O gerenciamento desse conteúdo pode ser feito em mais de 80 idiomas e, com solução integrada, o software otimiza projetos e agiliza a seleção e organização de arquivos.

Para saber mais sobre a melhor forma para a organização dos arquivos de mídia, leia este post completo sobre o assunto.