Gestão de Arquivos

Como organizar arquivos de uma empresa com auxílio da tecnologia

By maio 22, 2018 No Comments
organizar arquivos de uma empresa

Organizar arquivos de uma empresa pode ser especialmente difícil se a produção ocorre em grande escala. Quando não há estratégias de organização ou um sistema destinado a gerenciar esse conteúdo, é possível que a tarefa seja até mesmo impossível de realizar.

 

Vamos fazer um teste rápido: quantos e-mails você já enviou ou recebeu somente hoje? Já deve também ter acessado uma ou duas redes sociais para verificar o que as pessoas têm feito e talvez ainda tenha lido algumas notícias para manter-se a par sobre as últimas novidades.

 

Agora imagine que muitas pessoas, no mundo inteiro, estão fazendo o mesmo que você. Quantos blogs você acha que existem no planeta? Quantos podcasts, vídeos, reportagens, sites e fotografias estão na internet?

 

A quantidade de arquivos digitalmente disponíveis é tão grande que fica difícil até imaginar. Segundo a empresa de consultoria Gartner, a humanidade produz 2,2 milhões de terabytes todos os dias. Tudo acontece muito rapidamente e perder-se em meio a tantos materiais não só é fácil, como bastante provável.

 

É por isso que organizar arquivos de uma empresa não é mais opcional. Tornou-se parte obrigatória do processo.

 

O interessante é que, com a tecnologia, surgiram novas maneiras de fazer as mesmas coisas de antes, só que muito mais facilmente. Não temos mais aqueles grandes gaveteiros de ferro ocupando espaço útil do escritório, cheios de pastas e papéis dentro deles.

 

Em plena transformação digital, HDs foram substituídos pela nuvem, pendrives ficaram esquecidos no fundo das gavetas e os pesados acervos multimídia não ocupam mais espaço nos celulares ou computadores, nem tornam as máquinas mais lentas.

 

Hoje, há diversas tecnologias criadas especialmente para gerenciar os ativos digitais de uma empresa. Preparamos este post para listar algumas dessas soluções que podem ajudar a resolver as principais dores relacionadas às tarefas de organizar arquivos de uma empresa.

 

Veja quais são.

 

Gerenciamento de ativos digitais

 

Digital asset management, ou DAM, são gerenciadores de material multimídia. Eles existem para facilitar a rotina empresarial e fazer com que você e seus colaboradores tenham mais tempo para dedicar a processos criativos, uma vez que ficam responsáveis pelo trabalho braçal – aquelas tarefas chatas, demoradas, porém necessárias.

 

Esses softwares de gestão também fazem com que vídeos, áudios, textos e imagens sejam acessados, encontrados, compartilhados e editados com mais facilidade.

 

Quer ver como a sua vida profissional pode ser muito mais produtiva?

 

#1 Encontre arquivos em segundos

Graças aos avanços da tecnologia, é possível fazer pesquisas inteligentes pelo seu conteúdo, obtendo respostas em poucos segundos. Não importa o tipo de arquivo que você busca, procure por palavras-chave, logotipos, marcas, rostos, cenas, categorias ou elementos específicos.

 

Através de técnicas de inteligência artificial, a plataforma retorna com tudo o que foi encontrado de acordo com a sua busca.

 

É como estar em uma piscina de bolinhas gigante e querer apenas as bolas azuis. Você até poderia separar uma a uma, mas não seria muito mais fácil deixar que a tecnologia faça essa triagem por você?

 

#2 Armazene os ativos com segurança

Compliance com direito de propriedade e proteção intelectual, tudo amparado pelo Google Cloud Platform – uma suíte de computação em nuvem pertencente à gigante da tecnologia, que funciona na mesma infraestrutura que a potência mundial utiliza para seus próprios produtos.

 

#3 Concentre tudo em um só lugar

Lembra da época de faculdade, quando o professor pedia para fazermos trabalho em dupla e o nosso colega ficava doente bem no dia da apresentação? Era um caos, porque estava tudo no pendrive dele e ele não atendia o celular. Pronto, recuperação.

 

Quando os arquivos digitais de uma organização estão espalhados em diversos HDs, servidores, computadores e e-mails, fica complicado saber onde está cada coisa. O tempo que perdemos com a desorganização é valioso e certamente fará falta lá na frente, quando a deadline estiver mais próxima.

 

Com todos os ativos digitais armazenados em uma plataforma única, problemas desse tipo não existem mais. Ferramentas que funcionam 100% em nuvem podem ser acessadas a partir de qualquer dispositivo e de qualquer lugar do planeta. Basta que o usuário tenha o acesso liberado pelo administrador e utilize login e senha pessoais para trabalhar sem horários engessados ou lugares pré-determinados.

 

#4 Tenha uma solução integrada

Além da concentração de todo o conteúdo em um só lugar, as soluções de gestão de ativos digitais podem ser integradas com outras ferramentas ou sistemas. A infraestrutura também fica mais enxuta, já que atualizações de software, hardware, suporte e renovações de licenças, por exemplo, são feitas automaticamente.

 

Medidas como essas fazem com que não existam mais sistemas desatualizados ou funcionando em versões obsoletas. Ou seja, os arquivos podem ser acessados em qualquer navegador ou sistema operacional, por máquinas ultramodernas ou mais antigas, não importa.

 

#5 Conte com processos escaláveis

Ninguém gosta de pagar pelo que não consome. É como rachar a conta do churrasco sendo vegetariano. A tecnologia oferece mais essa facilidade: as empresas pagam somente pelo que realmente utilizam e precisam dentro da plataforma.

 

Se a demanda aumenta, você pode adquirir novas funcionalidades ou espaço extra para armazenamento, mas se o fluxo e mantém o mesmo, não há motivos para novas contratações.

 

#6 Transforme áudio em texto

Quem aí já precisou transcrever alguma entrevista de um gravador para oficializá-la, digamos, em uma ata de reunião ou contrato? Dependendo da duração, a tarefa pode levar horas – isso sem falar na monotonia depois de vários minutos dividindo a atenção entre o fone de ouvido e a tela do computador.

 

Existem plataformas antenadas sobre as últimas tendências do mercado digital que já estão disponíveis para uso e conseguem transformar áudio em texto em muito menos tempo do que um humano levaria para desempenhar o mesmo papel.

 

Foque no processo criativo e deixe que o robô assuma a parte operacional.

 

#7 Vá muito mais longe

Com o auxílio da tecnologia, você e sua empresa alçam voos muito mais altos e cobrem territórios bem mais amplos. Por que compartilhar aquele vídeo corporativo feito com tanto carinho somente no Facebook? Ou manter aquelas fotografias consideradas relíquias esquecidas no fundo do baú?

 

Em uma plataforma integrada, é possível atingir outros públicos, espalhar seu conteúdo digital por toda a web e distribuir suas mídias interna ou externamente, em portais diversos e da maneira que julgar mais efetiva.

 

Essa ação pode ser feita, por exemplo, por coleções ou categorias, para públicos específicos, em redes sociais escolhidas a dedo para determinadas campanhas, com a possibilidade de download e compartilhamento de links.

 

Um dos gerenciadores de ativos digitais que podem te ajudar a controlar os arquivos de mídia da empresa é o Assetify. Uma plataforma segura e pronta para atender empreendimentos de qualquer porte ou segmento, que conta com todas a funcionalidades citadas acima – do ponto 1 ao 7, além de várias outras.

 

Interessou? Neste link você pode saber mais sobre como filtrar, categorizar e encontrar arquivos de mídia, sejam eles quais forem.

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