Entenda neste artigo a importância de um sistema de gestão de arquivos digitais para Instituições de Ensino.
Lembrando que arquivos digitais são fotografias, materiais gráficos, documentos, vídeos, áudios e vários outros tipos de arquivos que podem formar o material didático digital.
Muitas instituições já começaram o processo de evolução da sua maturidade digital, consequência direta da rápida transformação que foram “obrigadas” a fazer devido à pandemia.
Neste contexto, muitos desafios foram impostos para os times de Produção de Material Didático, principalmente para quem produz o próprio material didático.
Uma das características mais marcantes deste processo de transformação foi a mudança em como as instituições começaram a enxergar o ensino híbrido, abrindo-se novas possibilidades, mas também - novos desafios na junção do ensino presencial com o digital/EAD.
Times e profissionais estão gerando cada vez mais arquivos digitais no dia a dia das operações, e a tendência é que este processo só aumente.
É difícil contabilizar, mas cada um destes arquivos, por menores que sejam, têm valor significativo para a instituição e portanto, devem fazer parte de uma estratégia de gestão eficiente e pensada para o longo-prazo.
Quais os principais desafios da gestão de arquivos digitais?
Produtividade do time
Se os arquivos digitais estão espalhados por diversos locais ou não estão corretamente catalogados e organizados, os colaboradores podem ter dificuldades em encontrar os materiais corretos em tempo hábil.
Muitas vezes inclusive perdendo prazos ou simplesmente entregando um material didático incompleto.
Um DAM (Digital Asset management) completo tem integração com seu sistema de LMS, então designers, professores, editores e coordenadores podem ter acesso aos arquivos de maneira fácil e rápida.
Desta forma, evita-se custos adicionais e re-trabalho ao ter de produzir novamente objetos de aprendizagem que já existiam na base educacional.
Controle e Compliance
Sem um sistema central que tem como foco a gestão dos arquivos digitais, que é o principal insumo na produção dos materiais didáticos, aulas, cursos e disciplinas, fica realmente difícil manter o controle gerencial.
Sem um controle eficaz de versionamento, materiais desatualizados podem acabar sendo usados de maneira incorreta.
Sem um controle de copyright, podem aparecer problemas inclusive de ordem judicial.
Sem um gerenciamento da disponibilidade e expiração de materiais, materiais podem ser utilizados de maneira indevida.
Segurança
Sem um painel de controle central referente às permissões de cada usuário, fica muito difícil ter o controle e a garantia de que a produção autoral está realmente segura.
Muitas vezes a administração pode nem saber que existem acessos não autorizados, pirataria ou até mesmo roubo de informações.
Nos dias de hoje, sabemos que os dados são cada vez mais importantes, portanto o ferramental tecnológico deve prover recursos de segurança avançados.
A hora para implementar um sistema de gestão de arquivos digitais é agora
Uma recente pesquisa da prestigiada consultoria Forrester, indica que 64% dos decisores globais do mercado de tecnologia estão adotando o sistema em suas empresas, incluindo decisores do segmento educacional.
E a justificativa é porque entendem a importância de aproveitar cada ativo digital que possuem, assim como a tendência no crescimento desta produção, o que demanda uma ação imediata!
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Não se preocupe, nosso time de especialistas irá guiar a sua instituição nas melhores práticas de organização de arquivos.
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