Gestão de Arquivos

Como organizar arquivos de uma empresa de mídia?

By abril 13, 2018 abril 25th, 2018 No Comments
como organizar arquivos

Considere esta situação: você está em uma reunião de pauta, apresentando uma nova proposta para um programa especial sobre os 10 anos da empresa, quando alguém questiona sobre a data da veiculação da primeira edição do jornal da noite. Se a sua memória for muito, muito boa, você se sairá bem dessa situação. Mas, se for como a memória da maioria das pessoas, você precisará fazer uma pesquisa extensa nos arquivos da TV e ficará devendo a resposta para um outro momento. Como organizar arquivos de uma maneira realmente efetiva?

As empresas de mídia trabalham com diversos tipos de conteúdo e a produção não para. São entrevistas, podcasts, programas especiais, anúncios comerciais, uma infinidade de imagens e sons capturados todos os dias.

Depois de algum tempo, fica complicado conseguir manter todos os arquivos em ordem e estar a par de tudo o que foi feito até então.

A transformação digital desses últimos anos tem contribuído bastante para a organização desse material e para a gestão desse conteúdo, que às vezes parece não ter fim.

O jornal Financial Times, por exemplo, passou por um processo de adaptação às mudanças tecnológicas e transferiu parte do seu conteúdo, antes mantido em uma plataforma legada, para a nuvem. Contratos, diretórios, help desk e gerenciamento de pedidos estão consolidados em uma plataforma única, decisão que gerou melhor custo-benefício para a empresa.

O crescente número de meios de comunicação no mercado também fez com que a NBC Universal adotasse o cloud computing nas tarefas do dia a dia. Canais de entretenimento e notícias, como a CNBC e a Universal Pictures, são alguns nomes que fazem parte do grupo de mídia internacional.

O conglomerado norte-americano reúne cerca de 2 milhões de anúncios por ano. Este número representa uma média de mais de 5 mil peças publicitárias por dia. Já pensou que bagunça seria se não conseguissem encontrar uma forma eficaz para organizar todo esse volume de material?

 

Como organizar arquivos de mídia?

 

Para manter tudo sob controle, aumentar a produtividade da sua equipe e ainda otimizar o tempo e entregar resultados mais rápidos e eficazes aos espectadores, a dica é: organizar.

Parece simples, mas quando o volume de mídia é grande e ficou acumulado de qualquer jeito pelos últimos tempos, limpar essa bagunça torna-se um processo mais lento e trabalhoso.

Mas calma. Erga a cabeça, respire fundo e dê uma olhada nessas dicas que irão facilitar o processo de organização dos seus arquivos de mídia. Se você seguir à risca, temos ainda mais uma vantagem: será muito fácil mantê-los organizados para sempre!

#1 Vá para a nuvem

O mundo é digital e a tecnologia que antes víamos como coisa de ficção científica já está sendo utilizada agora. Soluções que utilizam inteligência artificial estão por todos os lugares e facilitam muito a vida de quem trabalha com mídia e conteúdo relacionado.

Existem opções gratuitas, mas com espaço em disco limitado. As opções pagas têm uma infinidade de possibilidades e conseguem armazenar qualquer tipo de arquivo, sem enfrentar problemas de espaço disponível, atualizações e velocidade de acesso, além de gerar uma economia significativa para o usuário.

A vantagem dessas plataformas online é que elas são moldáveis de acordo com a necessidade de cada cliente. É possível ir aumentando ou diminuindo a capacidade de armazenamento conforme o volume de mídia cresce ou diminui, por exemplo. E só se paga pelas funcionalidades contratadas, sem acumular funções que não servem para o seu propósito.

#2 Consolide seus dados

Na nuvem, organize o tipo de conteúdo por coleções. Se quiser ser ainda mais específico, classifique também por ano, mês, dia, ou talvez por campanha. Tudo depende do tipo de mídia que você deseja armazenar. Lembre-se que a ideia é facilitar o acesso à informação e, quanto mais setorizada estiver a sua organização, mais rápido será encontrar o que você busca.

A utilização de uma ferramenta única para o armazenamento e a gestão de todos os arquivos de sua empresa de mídia é vantajosa por manter todo o conteúdo centralizado e acessível de qualquer dispositivo e localização. Em uma emergência, por exemplo, você pode visualizar a última vinheta criada por sua equipe mesmo quando estiver em um happy hour com os amigos.

#3 Empodere a sua equipe

De nada adianta ter tudo organizado na nuvem e não incentivar o seu time a fazer o mesmo. Como a ideia é centralizar o material em uma única plataforma, seus colaboradores passam a ser alimentadores dessa enorme rede de dados e informações.

É preciso treinar a equipe para que tudo funcione e gere os resultados esperados. Apresente as vantagens, fale sobre a economia de tempo e o aumento da produtividade.

A distribuição de informações permite maior engajamento do time. E o que é melhor: toda essa movimentação acontece em um ambiente seguro e controlado, com acesso a bibliotecas inteligentes e acervos digitais.

#4 Use a inteligência artificial

Uma das funcionalidades mais interessantes dos programas de armazenamento em nuvem é a utilização da IA para encontrar qualquer coisa mais facilmente. Pesquisas inteligentes através de palavras-chave contidas dentro dos ativos digitais, imagens ou uso específico de dados substituem os métodos tradicionais e entregam resultados muito mais rápidos e de maneira simplificada.

Empresas que produzem grandes quantidades de materiais de áudio, vídeo e imagens, inevitavelmente possuem arquivos bastante expressivos, o que torna as indexações e localizações desse conteúdo muito mais trabalhosas, se não impossíveis. Um verdadeiro desafio diário, que exige tempo, infraestrutura e muita paciência!

 

Um mundo 100% digital

 

A última edição do Cisco Global Cloud Index, um estudo que trabalha com tendências e previsões relacionadas à transformação digital no mundo, revelou que, até 2021, a nuvem irá representar 95% do tráfego de centros de processamento de dados.

Outra pesquisa recente, desta vez organizada pela Global Data a pedido da Cisco e da Intel, prevê que, em dois anos, 94% das empresas brasileiras terão solução na nuvem.

Em outras palavras, o mundo estará próximo da globalização digital. Logo, estaremos 100% online.

Existem, hoje, soluções que fazem a busca de arquivos de mídia por reconhecimento facial, detecção de objetos em cenas específicas, localização de áudio através de uma frase ou palavra, e até a transcrição de vídeos e áudios. Imagine a facilidade para encontrar exatamente aquele trecho da entrevista que você precisa para o programa que vai ao ar daqui a pouco!

O Assetify é um deles e você pode solicitar uma demonstração grátis para testar todas as funcionalidades disponíveis e ter uma ideia sobre como organizar arquivos de uma maneira rápido, fácil e eficiente. 

O legal é que eles também podem ajudar a sua empresa de mídia com a organização dos arquivos, com dicas sobre melhorias e estrutura Google, que oferece melhores segurança e performance durante esse processo. Saiba mais sobre o Assetify aqui.

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