Gestão de Arquivos

Dicas para manter o controle de seu arquivo digital

By maio 22, 2018 No Comments
arquivo digital

O que o seu brinquedo preferido da infância tem em comum com o arquivo digital da sua empresa? Isso é o que você vai descobrir agora, além de conhecer algumas táticas de arquivamento para uma gestão eficaz desses conteúdos.

 

Quando meus irmãos e eu éramos pequenos, tínhamos debaixo da cama uma grande caixa de papelão com todos os nossos brinquedos. Toda vez que nos reuníamos para brincar, sabíamos que ali conseguiríamos encontrar tudo o que a gente precisava para ficarmos ocupados por uma tarde inteira, sendo interrompidos só pelos estômagos famintos algumas horas depois.

 

Naquela época, não tínhamos celulares nem tablets. Brincávamos com carrinhos e soldados, bolas e jogos de tabuleiro, corríamos na grama com nossas bermudas gastas e pés descalços. Esses eram os nossos ativos, nossos objetos de valor e cuidávamos deles porque, sem eles, as tardes ficavam sem graça.

 

Muita coisa mudou desde então. Crescemos, amadurecemos e aprendemos muito. Agora, nossos ativos são outros. São digitais, estão atrelados à nossa vida profissional e são tão importantes quanto todos aqueles brinquedos que tínhamos no passado.

 

Seu arquivo digital é parte da história empresarial e contribui de diversas formas para o crescimento do negócio em um mercado altamente competitivo e mutável.

 

Assim como nossas bolas e jogos da infância, esses materiais precisam de uma caixa para guardá-los. Que seja grande o suficiente para que nada fique de fora, forte o bastante para não rasgar quando a puxarmos debaixo da cama e bem dividida para que as peças pequenas não se percam em meio às maiores.

 

Hoje, áudios, vídeos e imagens são produzidos em velocidades assustadoras e, para que nada disso se perca, é imprescindível manter um controle rigoroso sobre eles.

 

A boa notícia é que a tecnologia permitiu a criação de uma infinidade de ferramentas que servem para este propósito: armazena seu arquivo digital com segurança, encontrá-los com agilidade, organizá-los com inteligência e acessá-los e compartilhá-los sem fronteiras.

 

Vamos agora abordar algumas táticas de arquivamento indicadas a todas as empresas que precisam gerenciar melhor seu acervo de mídia.

 

Como gerenciar arquivos digitais

A resposta é simples: com um software DAM. A implementação de um gerenciador de ativos é a solução mais prática para todos as empresas que desejam armazenar, organizar, pesquisar, alterar e compartilhar áudios, vídeos e imagens online.

 

Esses sistemas funcionam como uma grande biblioteca, que mantém arquivados todos os conteúdos incluídos na sua rotina profissional, permitindo o acesso a eles a partir de qualquer dispositivo, sem que você precise estar no escritório para isso.

 

Mas como escolher a melhor solução?

 

A plataforma DAM mais adequada à sua empresa é aquela que oferece:

 

– Gerenciamento de marca: um ponto central através do qual você encontra o que precisa e aprende a usar novas funcionalidades. Colaboradores e gestores não encontram apenas o que precisam, mas também as diretrizes que funcionam como guias para a aplicação do conteúdo. Assim, a sua marca faz parte de um contexto e não é vista como um item separado de todo o restante.

 

– Controle de acesso: você consegue controlar quem tem acesso a quais arquivos, além de acompanhar toda e qualquer alteração. Existem níveis distintos de permissão para segmentos específicos, como visualização, download e edição ou compartilhamento.

 

– Fluxo de trabalho mais rápido: arquivos são atualizados na biblioteca em tempo real e as edições são automaticamente refletidas em toda a plataforma. Uma vez que todos os arquivos digitais ficam armazenados em um único ponto, não há mais desencontros, versões desatualizadas ou dificuldades para localizá-los.

 

– Pesquisa detalhada: você é capaz de encontrar o que quiser através de pesquisas por metadados, categorias ou elementos específicos em cenas, áudios ou fotografias. Quando a plataforma encontra, em segundos, o que você precisa, há mais tempo para investir em processos criativos. O resultado? Materiais mais ricos e interessantes para a sua marca.

 

– Elasticidade: integrações e outras funcionalidades podem ser contratadas a qualquer momento, sempre que surgir novas demandas ou necessidades empresariais. O DAM ideal também permite a integração com outras plataformas que complementam o trabalho com arquivos digitais, tais como sistemas de gerenciamento de conteúdo, redes sociais, ferramentas de design e outros aplicativos.

 

– Relatórios de análise: acesse e avalie os dados que precisa para otimizar investimentos, aumentar presença online e traçar novas estratégias voltadas à lucratividade da organização. Com apenas um clique, um software DAM disponibiliza relatórios completos, com informações que refletem o alcance de publicações, assim como o número de visualizações e compartilhamentos, entre muitos outros.

 

A caixa de papelão era perfeita para os nossos brinquedos e sabíamos que ela estaria debaixo da cama sempre que quiséssemos brincar, sem sofrer nenhuma ameaça externa. Todos os envolvidos naquele contexto tinham livre acesso a ela e sabiam onde encontrá-la, meus irmãos e eu.

 

Quando o assunto em pauta é o arquivo digital da sua empresa, essa caixa precisa ser um pouco mais forte. E, considerando-se uma equipe que precisa trabalhar em nome de um objetivo comum e seguindo uma cultura colaborativa, é preciso que esteja em um lugar de fácil acesso a todos envolvidos no processo.

 

Percebe como o quarto se tornou pequeno quando o contexto é o mundo corporativo?

 

A caixa perfeita para guardar os seus materiais multimídia é fruto da transformação digital e está na nuvem. É segura, escalável, rápida e inteligente. Você pode chamá-la como preferir. Mas, no mercado, ela é mais conhecida como Assetify.

 

Para saber que outras vantagens ela pode oferecer ao seu negócio, clique aqui para uma apresentação mais detalhada.

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