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Pensar apenas na organização dos arquivos físicos é ultrapassado? Entenda.

By julho 6, 2018 No Comments
organização arquivo físico

Gastos com impressões, disponibilidade de espaço para armazenamento e a constante demanda por respostas mais ágeis são alguns dos principais pilares que justificam a transferência de ativos como um todo para o ambiente virtual. A organização do arquivo físico torna-se complicada e pouco usual com tempo – especialmente se o volume desses materiais for grande.

Atualmente, pensar apenas na organização do acervo em estruturas físicas é encarado como uma ação ultrapassada sim. Com a transformação digital e as novas tecnologias disponíveis no mercado, consumidores estão cada vez mais exigentes e, consequentemente, as empresas precisam pensar mais rápido e otimizar processos para entregar resultados melhores antes da concorrência.

Além de toda a praticidade, a gestão de ativos no ambiente virtual proporciona muitas outras vantagens. Uma das mais visadas é a economia que essa transferência gera – de capital, principalmente, mas também do tempo hábil do colaborador.

Mas, e os arquivos físicos?

Calma, não estamos dizendo tudo isso para dizer que você deve abandonar todos os seus materiais tangíveis em um canto escuro e nunca mais olhar para eles. O que queremos mostrar, na verdade, é que é possível aprimorar o acesso a esses arquivos, mantendo-os em segurança.

Não importa se você trabalha em uma emissora de rádio, produtora audiovisual, estúdio de fotografia, site de notícias ou canal de televisão – se existe uma legislação que pauta todas as decisões relacionadas ao negócio, seja ele qual for, é certo que existem muitos (mas muitos) materiais guardados por aí.

Fotografias, infográficos, entrevistas, músicas, filmes, programas e demais produções que ainda estão guardados em DVDs, álbuns, CDs e HDs certamente ocupam alguma sala, armazém ou gavetas, gerando acúmulo desnecessário no escritório.

Já pensou em como as coisas poderiam ser diferentes se todos esses dados para posterior consulta fossem digitalizados? Se, ao invés de ocupar espaço físico, fossem mantidos na nuvem, com muito mais segurança e facilidade de acesso? Você já sabe que a possibilidade existe e é só questão de tempo até tudo estar online.

Portanto, nada de planejar rotas de fuga! A digitalização nada mais é do que a transformação das informações que atualmente são mantidas em materiais tangíveis, como negativos fotográficos, fitas cassetes e cartões de memória, para a nuvem.

Principais motivos para a organização do arquivo físico

São muitas as razões que justificam a ida para o digital. Abordamos rapidamente a questão da economia e da praticidade no início deste texto, mas podemos oferecer uma lista muito mais abrangente com os reais motivos para fazer essa migração. Veja:

– Deslocamento zero

Quando os arquivos não são mais físicos e, ao contrário, ficam armazenados em um ambiente virtual, não existem mais dificuldades relacionadas ao deslocamento. Seus conteúdos estarão guardados em um local que é acessado de qualquer lugar do planeta.

Mas calma! Somente pelas pessoas previamente autorizadas, que precisam portar login e senha, e têm todas as ações devidamente controladas e registradas.

– Redução de perdas

A nuvem é como um backup gigante, talvez eterno. Tudo o que você deixa online, tem muito mais chances de sobrevivência.

Não há incêndio, alagamento, furto, esquecimento ou desabamento que possam danificar ou eliminar documentos mantidos em gerenciadores que trabalham com cloud computing.

– Menores custos e despesas

A redução de custos para armazenamento de arquivos físicos é imediata. Sem a ocupação excessiva de espaços, não existe mais a necessidade de tantos papéis fotográficos, negativos, fitas, softwares e hardwares, atualizações, manutenções, aluguel ou compra de salas, segurança e outras despesas. O meio ambiente também agradece!

– Eficiência de processos

Uma gestão estratégica com foco em resultados exige maior rapidez e assertividade na tomada de decisões. Single Source Of Truth (SSOT) é uma técnica que consiste na organização de esquemas e modelos que mantém armazenada apenas uma versão de cada elemento.

Ou seja, quando seus ativos são digitais, não há mais diversas versões de um arquivo. Portanto, não há dúvidas ou confusões na hora de enviar algum material para o cliente, solicitar aprovação da gráfica ou recortar a melhor fotografia da equipe para a apresentação da próxima semana.

– Pesquisa facilitada

O ponto anterior, por si só, é um grande facilitador das pesquisas de documentos. Mas a busca por arquivos específicos fica ainda mais fácil pelo simples fato de a máquina ser melhor que o ser humano neste quesito.

Imagine uma emissora de televisão. Quantos vídeos, entrevistas, cenas, áudios, gráficos, fotografias e outros materiais você imagina que existem em empresas do segmento? Quantos vídeos são publicados no YouTube todos os dias? Imagine se cada música veiculada pelo Spotify fosse gravada em um CD single e tudo precisasse ser mantido na sede da empresa. Quantos metros quadrados seriam necessários para comportar esse volume musical?

Encontrar as informações relacionadas a um caso específico pode ser uma tarefa bastante complicada! Quanto tempo você demora para encontrar um livro determinado em uma biblioteca, por exemplo?

A organização de arquivos físicos no ambiente digital permite buscas com resultados exatos em segundos.

Não há dúvidas de que pensar no gerenciamento, na organização e no armazenamento de arquivos físicos é um passo crucial para estar em dia com a transformação digital. Tudo bem, não é possível fugir do passado. Mas, definitivamente, é possível fazer um futuro diferente. Mais prático, organizado e confiável!

Leia mais sobre os desafios envolvidos na transferência dos ativos físicos em digitais e veja o que é possível fazer para tornar esse processo menos complicado.

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